Objetivo

Esta guía explica, paso a paso, cómo utilizar el módulo Repositorio de Documentos Legales B2B360, para gestionar, administrar y almacenar documentos legales de manera centralizada.

El objetivo principal es contar con un registro organizado y unificado de toda la documentación legal por sucursal, garantizando:

• Digitalización y almacenamiento seguro de documentos

• Acceso rápido y sencillo a los archivos

• Control de versiones

• Seguimiento de fechas de vencimiento

Esta información es clave para mantener la documentación legal actualizada y disponible para procesos de planificación, auditoría y gestión de cuentas.

1. Busca al cliente

Antes de comenzar a gestionar los documentos, tenga en cuenta lo siguiente:

1. Selección de Cliente:
   En la parte superior de la pantalla, seleccione el cliente con el que desea trabajar.
   Todas las acciones realizadas se aplicarán únicamente a ese cliente.

Acceso al Repositorio:
En el panel izquierdo, seleccione “Repositorio Documentos” y luego haga clic en “Gestión de Documentos”.

Visualización del Repositorio:
Se abrirá el repositorio, mostrando los productos predefinidos por la empresa. Estos productos representan el primer nivel de organización jerárquica.

Nota: Solo se permiten archivos con extensión PDF, DOC o DOCX al momento de subir documentos.

2. Crear Carpeta 

Seleccione el producto donde desea guardar la documentación y haga clic en la opción “Crear nueva carpeta”.

 Ingresa el nombre de la sucrusal asociada a la documentación y da click en el boton "+crear". 

La carpeta se creará automáticamente debajo del producto seleccionado y quedará lista para recibir documentos.

El repositorio permite tener las siguientes Acciones rápidas disponibles:

• Expandir todo: Abre todos los productos y sucursales, mostrando sus archivos.

• Colapsar todo: Cierra todos los niveles y deja visible únicamente los productos principales.

• Buscar sucursal: Permite filtrar por texto dentro del árbol de navegación.

3. Subir Documentos

Seleccione el producto y la carpeta de destino donde desea cargar los documentos.

Haga clic en el botón "Subir".

Complete el formulario con la siguiente información:

Una vez finalizado el proceso, la grilla se actualizará automáticamente y los nuevos documentos serán visibles.

4. Editar Documentos

Al hacer clic en el botón “Editar”, podrá:

• Modificar Título, Tipo, Estado, Fechas y Observaciones sin necesidad de reemplazar el archivo.

• Si desea generar una nueva versión, adjunte un nuevo archivo. El sistema creará una versión adicional del documento.

5. Eliminar Documentos

• En la lista de documentos cargados, seleccione el ícono de “Basurero”.

• Aparecerá un mensaje de advertencia informando que se eliminarán todas las versiones del documento.

• Confirme la acción para proceder con la eliminación.

6. Eliminar Carpetas

• En el menú del repositorio, seleccione el ícono de “Basurero” junto a la carpeta correspondiente.

• Si la carpeta contiene documentos, el sistema solicitará confirmación para eliminarla junto con todo su contenido.
  Esta acción elimina los registros y archivos asociados de manera permanente.

6. Busqueda de documentos

Puede filtrar y localizar documentos utilizando las siguientes opciones:

• Búsqueda por texto: Busca coincidencias dentro del título, observaciones u otros campos.

• Filtro por Tipo y Estado: Utilice los filtros ubicados en la barra superior.

  La opción “Otro” agrupa todos los tipos personalizados.

7. Documentos por Vencer

●        Haga clic en el botón “Por vencer” para visualizar los documentos cuya fecha de vencimiento se encuentra próxima (por defecto, dentro de los próximos 30 días).

8. Exportar información

• El sistema permite generar un archivo Excel o CSV con la información de los documentos.

• Puede elegir entre:

  • Exportar por cliente: Respeta los filtros activos.

  • Exportar todo: Descarga la información completa disponible.

9. Consejos y soluciones de posibles problemas